Зачем компании юридический адрес?
У каждой компании должен быть юридический адрес. Он нужен для того, чтобы организацию зарегистрировали и внесли в реестр ЕГРЮЛ, а контрагенты, налоговая служба и другие уполномоченные органы могли встретиться с директором лично или направить по адресу корреспонденцию. Юр. адрес, как один из главных реквизитов фирмы, указывается в договорах и платежных документах.
Риски и выгоды аренды юридического адреса
Для начинающих предпринимателей и небольшого бизнеса покупать и регистрировать на себя помещение, оборудовать офис – слишком затратно. Чтобы сэкономить, многие компании арендуют юридический адрес. Платят один раз фиксированную сумму за 11 месяцев аренды и регистрируют компанию по этому адресу в ИФНС.
11 месяцев – это стандартный срок, на который заключают договор аренды. Потом его пролонгируют. Это делается с целью экономии, потому что договор аренды, заключенный на год и более, подлежит государственной регистрации.
О каких нюансах важно знать, чтобы избежать неприятностей?
Адрес не должен быть массовым
Один из главных рисков – это «массовость» юридического адреса, когда в одном помещении регистрируют много компаний.
Понятно, что чем больше «прописанных» фирм, тем больше прибыли получает собственник и/или субарендодатель. По закону это допускается, но для фирмы-арендатора это риск получить отказ ИФНС в регистрации фирмы и повод для особого внимания со стороны налоговых органов.
«Массовым» принято считать адрес, по которому значится десять и более юридических лиц. Проверить адрес на массовость можно на сайте ИФНС.
С адресом должна быть связь
Для госорганов существует только один адрес, юридический. Когда он не является тем самым «пунктом связи» с компанией, а отправляемые на этот адрес документы возвращаются назад как невостребованные, появляются основания считать данный адрес недостоверным со всеми вытекающими последствиями. Налоговая может внести отметку в ЕГРЮЛ о недостоверности юр. адреса, что, в свою очередь, является основанием для исключения компании из реестра, привлечения к административной ответственности и дисквалификации руководства.
Поэтому если не планируете работать в арендуемом офисе (не всегда такая возможность предоставляется собственником), акцентируем внимание на важности заключения договора почтового обслуживания. Для компании-арендатора важно, чтобы вся корреспонденция своевременно перенаправлялась по фактическому адресу. Чаще всего по адресу директора. Или арендодатель сообщал о письмах, чтобы можно было приехать и забрать их самостоятельно.
Условие о почтовом обслуживании стоит прописать отдельным пунктом в договоре аренды. Наша компания практикует договоры, где четко прописаны все гарантии.
Вам должны предоставить место в офисе на случай проверок ИФНС
Если нагрянула проверка, директор должен быть на месте. Поэтому лучше всего, если компании-арендатору по запросу предоставляют оборудованное для работы место.
Налоговые службы проявляют особую заинтересованность в достоверности юридических адресов. Первым делом проверяется согласие собственника помещения, по которому фирма «прописывается». Могут и лично выехать по адресу. Цель проверки – удостовериться, действительно ли существует помещение по указанному адресу, имеется ли к нему доступ, соответствует ли оно требованиям размещения в нем юр. лица, имеется ли гарантийное письмо или составленный по всем правилам договор аренды, нет ли проблем с получением и отправлением корреспонденции. Другим словами, проверяются все те критерии, по которым юридический адрес фирмы можно отнести к реальному и достоверному.
Банки тоже проверяют адреса. Ведь без юр. адреса не открыть расчетный счет. Так же как и в случае с налоговой инспекцией, такие проверки могут проводиться как на уровне документов и телефонной связи, так и выездные.
Если о проверке не предупредили заранее, собственник или его представитель должен встретить проверяющих и сообщить об этом арендатору.
Проблем при подобных проверках не будет, если все документы в порядке, а арендодатель надежный и подтвердит действительность нахождения компании по данному адресу.
Как определить «свою» налоговую?
Все подразделения ФНС делятся по признаку территориальности. Как определить, в какой налоговый орган подавать документы о регистрации фирмы?
Правила регистрации закреплены в ФЗ №129 «О госрегистрации юрлиц и ИП». Они гласят: где находится директор (или как сказано в законе «исполнительный орган»), в такой орган ИФНС и подавать документы. Удобнее и правильнее выбрать для регистрации то отделение налогового органа, где территориально находится юридический адрес. Если планируется открыть несколько обособленных подразделений, на учет придется поставить каждое из них – в отделениях ФНС по месту нахождения каждого.
Отсюда вполне логичный вывод: если фирма переезжает, значит и налоговую, где она зарегистрирована, придется также поменять. Для этого достаточно подать документы о смене юр. адреса в новый орган ИФНС. Уже на следующий день инспекторы по новому месту нахождения фирмы отправляют «старой налоговой» электронную выписку об изменении адреса. По старому адресу фирма с учета снимается, но новому – регистрируется. Эти изменения фиксируются в ЕГРЮЛ, датой снятия с налогового учета по старому адресу считается дата внесения указанных изменений.
У кого арендовать юридический адрес?
Ненадежный юридический адрес, непроверенный арендодатель могут стать причиной массы неприятностей. К тому же, на поиски соответствующего всем критериям юр. адреса и связанное с ним оформление документов уходит масса сил и времени.
Решение проблемы на самом деле простое: обратиться к тем, кто профессионально занимается предоставлением юридических адресов в аренду.
Комплекс услуг, предоставляемый нашей компанией, позволяет защититься от рисков, перечисленных выше. Подберем для вас надежный юридический адрес от собственника. Также одномоментно решим сразу несколько вопросов:
- адрес подберем в удобном и в то же время соответствующем деятельности фирмы районе;
- такие неприятные хлопоты, как бумажная волокита по оформлению договоров аренды и решения вопросов регистрации с налоговиками и банками снимается с ваших плеч;
- в заключаемом договоре четко прописываем все гарантии;
- вам не нужно волноваться о пролонгации аренды юр. адреса;
- при необходимости оформим почтовое и секретарское обслуживание;
- во время выездных проверок арендодатель предоставляет рабочее место для подтверждения юр. адреса;
- ваш менеджер-консультант будет постоянно на связи, чтобы оперативно решать все возникающие проблемы с юр. адресом.