Управленческая отчетность

Для порядка в делах компании необходима строгая внутренняя отчетность, или, как её ещё называют, управленческая отчетность. Что это и зачем – далее.

Пользователи управленческой отчетности

Основные пользователи управленческой отчетности – собственники бизнеса и руководители высшего звена. Как правило, им предоставляют:

• отчеты о результатах производственной, хозяйственной и финансовой деятельности, сведения о структуре предприятия, штате, закупках, и т.п.;
• планы и прогнозы;
• анализ по деятельности компании, о влиянии внешних и внутренних обстоятельств на результаты работы и полученную прибыль;
• информацию о контрагентах: их благонадежности, результатах и целесообразности сотрудничества и т.п.

В некоторых случаях результаты управленческой отчетности приходится передавать сторонним организациям. Например, отчетность по финансовым показателям могут затребовать банки (когда речь идет о предоставлении фирме крупного кредита). Либо лизинговые компании – при составлении консолидированной отчетности по компании (группе компаний).

Подготовка управленческой отчетности

Составить любой управленческий отчет можно при помощи универсального алгоритма.

Шаг 1

Пользователи управленческой отчетности (будь то собственники бизнеса или руководители высшего звена) определяют:

• какие данные и показатели необходимо отразить в отчете;
• периодичность составления отчетности (каждый день, неделя, месяц, квартал и т. д.);
• какого типа данные будут приоритетными, а какие – второстепенными;
• каким методом будут собираться, в частности, финансовые показатели («кассовым» либо по «отгрузке»).

Шаг 2

Определяется алгоритм, в рамках которого исполнитель будет запрашивать необходимые цифры. Так, составитель отчетности может также взаимодействовать и с иными отделами или сотрудниками фирмы на тех участках, где формируются значимые для необходимых документов показатели. Например: с отделом логистики или отделом кадров, если речь идет о показателях, не являющихся финансовыми (дальность расстояний поставки, сезонность спроса, текучесть кадров и т. д.). Важно на предприятии определить систему составления управленческой отчетности. Как правило, она закрепляется во внутренних документах компании.

Шаг 3

Разрабатываются формы документов, в которых показатели будут фиксироваться с расшифровкой. Опять же, такие формы фиксируются внутренними распоряжениями фирмы. Чтобы при необходимости каждый сотрудник знал, где их взять, как правильно заполнять и в каких конкретных случаях использовать. Следует помнить, что для каждого пользователя отчет может иметь различные формы. Но можно воспользоваться универсальной формой, которая будет содержать показатели, необходимое для конкретного пользователя.

Шаг 4

Формируется отчет (или отчеты). В каждой фирме он свой. Где-то есть бумажные формы установленного образца, а где-то используют специально разработанные для конкретной организации программы и приложения. Важно: если управленческая отчетность формируется в электронном виде, ее необходимо продублировать и в бумажном варианте. Это поможет избежать утери информации. Место и срок хранения отчета также стоит прописать отдельным внутренним нормативом.

Организация управленческой отчетности

Каким образом могут формироваться документы рассматриваемого типа?

Составление управленческой отчетности предполагает решение следующих задач:

• Сбор данных. Источником чаще всего являются данные бухгалтерского учета. В частности, если речь идет о движении денежных средств в кассе и на расчетном счете. Например: онлайн-касса интегрируется с бухгалтерской программой и передает данные о продажах или оказанных услугах. Исполнитель формирует на основании данных сводные показатели за день в бухгалтерской программе. Аналогично отражаются и данные по другим бизнес-процессам предприятия.
• Анализ показателей готового отчета. Алгоритм анализа финансово-хозяйственной деятельности зависит от того, куда конкретно будут переданы готовые отчеты. В одних случаях в приоритете меньшая детализация показателей, а в других — большая. Так, может требоваться пространный анализ результатов или, наоборот, предельная лаконичность. В некоторых случаях анализ показателей не потребуется. Например, если отчет готовится для финансового директора, который, вероятно, лучше любого другого специалиста сможет самостоятельно проанализировать результаты, ему достаточно будет цифр в чистом виде.

Недостатки управленческого учета

Есть у управленческого учета и ряд изъянов:

• Отсутствие четкой методологии и инструментария. По сути, разработка форм, алгоритмов, направленных на получение сводных данных по финансовой деятельности предприятия, является самостоятельным «произведением» конкретного сотрудника отдельно взятого предприятия, что порой может привести к искажению итоговой информации.
• Нет целостной финансовой картины. Не всегда получается добиться сводных данных из-за детальности отчетов, ведь они направлены на анализ каждого явление в компании индивидуально.
• Большой объем обрабатываемой информации. Если сравнивать управленческий учет с бухгалтерским, у последнего данные представлены в более укрупненных подгруппах.
• Зависимость программного обеспечения от бухгалтерских программ. Если при ведении управленческого учета используется выгрузка данных, она должна происходить на регулярной основе. В противном случае, данные будут неактуальны.
• Недостаток необходимых знаний и умений у лиц, составляющих и ведущих отчеты. Ответственным за управленческую отчетность специалистам часто приходится обучаться самостоятельно, попутно изобретая формы отчетов самостоятельно, исходя из особенностей деятельности фирмы.